KEARSIPAN Jeselyn Ivena

 A. Pengertian dan fungsi surat

Surat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisanya dan dibuat dengan tujuan penyampaian informasi kepada pihak lain.

Surat memiliki fungsi sebagai berikut :

1. Wakil dari pengirim/penulis.

2. Bahan pembuktian

3. Pedoman dalam mengambil tidakan lebih lanjut.

4. Alat pengukur kegiatan organisasi.

5. Bahan pengingat.

B. Pengelolaan surat masuk dan surat keluar

Pengurusan surat adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor.

Sistem pengurusan surat yang biasa dikenal yaitu sebagai :;

1. Sistem tradisional

2. Sistem modern.

Cara pengurusan surat surat apabia telah diterima oleh sekretaris mengikuti beberapa prosedur, yaitu :

1. Melakukan penyortiran ke surat masuk.

2. Melakukan penyortiran selanjutnya.

3. Membuka sampul 

4. Mengeluarkan surat dari sampul.

5. Meneliti surat.

6. Memebaca surat.

7. Menyampaikan surat.

8. Mencatat surat.

9. Penanganan surat.

I. Pengelolaan surat masuk.

a. Penerimaan

b. Penyortiran.

c. Pencatatan.

d. Mengagendakan surat masuk.

e. Pengarahan dan penerusan.

f. Penyampaian surat.

g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk.

II. Pengelolaan surat keluar.

a. Pembuatan konsep surat.

b. Pengetikan.

c. Mengetik surat dalam bentuk akhir.

d. Penandatanganan.

e. Pencatatan.

C. Sistem pengelolaan surat.

1. Sistem agenda

a. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan unutk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus.

b. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dihalaman sebelah kiri dan surat keluar dihalaman sebelah kanan.

c. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan unutk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan sendiri sendiri.

Posedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut :

a. Penerimaan surat.

b. Penyortiran surat.

c. Pencatatan surat.

d. Pengarahan surat.

e. Lembar disposisi.

f. Penyampaian surat.

2. Sistem kartu kendali

Disebut sebagai sistem kearsipan pola baru atau kartu kendali adalah pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali sebagai saran pengendalian, penataan arsip dengan pola klasifikasi, dan penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip.

Prosedur penanganan surta masuk penting menggunakan kartu kendali adalah sebagai berikut :

a. Penerimaan surat.

b. Pencatatan surat.

c. Pengarahan atau pengendalian surat.

D. Sifat sifat surat

Berdasarkan sifatnya surat dibagi menjadi berikut ini :

1. Surat biasa.

2. Surat rahasia.

3. Surat sangat rahasia.