Teknologi Perkantoran 07 April 2021 - Jeselyn Ivena

 No 1

Bab 1 Teknologi perkantoran otomatisasi perkantoran, dan virtual office
Bab 2 Teknik pengetikan (keyboarding)
Bab 3 Aplikasi perkantoran
Bab 4 Informasi dari internet sebagai penunjang pekerjaan kantor
Bab 5 Transaksi online
Bab 6 Rapat teleconference
Bab 7 Pengelolaan informasi melalui Weblog (blog)
Bab 8 Mengevaluasi dan membuat laporan penggunaan teknologi perkantoran

No 2

Bab 8

Mengevaluasi dan Membuat 

Laporan Penggunaan Teknologi Perkantoran

A. Mengevaluasi Penggunaan Teknologi Perkantoran

Informasi dalam perkantoran sendiri merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku/ personel yang beraktivitas di dalam kantor, atau informasi yang sifatnya untuk umum. 

Informasi dalam perkantoran terdiri berbagai jenis dan tingkat. Dengan berbagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi yang harus disampaikan antara sumber sumber informasi dengan penerimanya, maka perlu ada pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi.

1. Pengertian Teknologi Perkantoran

Perolehan, Pemrosesan, penyimpanan, penyebran informasi, baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat elektronik berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications).

Ada tiga (3) komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi.

a. Komputer adalah mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.
b. Mikro elektronik adalah rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil dan terdiri atas komponen komponen yang rumit.
c. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.

2. Peranan Teknologi Perkantoran 

Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar therhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. 

a. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan

Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai sebagai pengolah kata (word processor), maka dengan menggunakan komputer semacam ini, penyelesaian surat surat dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat.

Ada tiga (3) jenis dasar word processor, yaitu sebagai berikut

1) word processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word processor independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks. Word Processor jenis ini terdiri atas  keyboard, processor, memori, layar, dan printer.
2) Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem. Word Processor jenis ini terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan, dan pencetakan.
3) Beberapa micro computer dengan tujuan umum dimana digunakan program pengelolahan kata (a word- processing program).

Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan word processor, diantaranya sebagai berikut :

1) Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan, surat,dan sebagainya.
2) Menambah kepuasan kerja.
3) Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output).
4) Menghemat tenaga.
5) Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat.
6) Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan.
7) Kemampuan untuk mengintegrasikan word processor dengan komputer komputer lainnya.

Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word processor, yaitu sebagai berikut :

1) Memerlukan perubahan, baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada.
2) Memerlukan pelatihan yang memadai.
3) Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak dimuka layar.
4) mengurangi kesempatan kerja, seperti pekerjaan kesekretarian.

b. Komunikasi Perkantoran 

Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Sarana komunikasi yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti hubungan. Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.

  
c. Pengiriman Surat

Electronic mail adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik penangkapan, pentansmisian, penyampaian informasi. oleh karena itu informasi yang disampikan secara visual maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan. Telekomunikasi yang termasuk kedalam pos elektronik meliputi teleks, facsimile, e-mail, aplikasi chat, dan komunikasi antarkomputer.

d. Tata Laksana Arsip/Filing

Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di ruang arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam CD, DVD, hardisk, flashdisk, dan cloud storage.

3. Mengevaluasi Pengaruh Teknologi Informasi terhadap Perkantoran

Pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan, yaitu implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya) dan implikasi terhadap karyawan kantor.

a. Implikasi Umum

1) Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan persoalan seperti kebosanan, ketrampilan berulang ulang yang digunakan, dan kehilangan kepuasan kerja.

2)  Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.

3)  Pekerjaan pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.

4)  Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.

5)  Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.

6) Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang terseedia.

7) Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor kantor kecil sekalipun.

b. Implikasi terhadap Karyawan Kantor

1. Implikasi Positif

a) Mendorong untuk belajar keterampilan baru.

b) Pekerjaan pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin mesin.

c) Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.

d) Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan kesalahan.

e) Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik, programmer, dan rekayasa software.

f) kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.

g) Lebih sedikit pekerjaan.

2. Implikasi Negatif

a). Cenderung karyawan menjadi "machine-minders".

b) Timbulnya masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar, printer, dan sebagainya.

c) Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.

d) Implikasi terhadap pemberian kerja.

e) Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.

f) Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan.

g) Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.

B. Membuat Laporan Penggunaan Teknologi Perkantoran 

1. Pengertian Laporan Perkantoran 

Laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan untuk informasi yang dibutuhkan, berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor telah melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan. Disimpulkan Laporan perkantoran adalah suatu bahan informasi yang diperoleh dari hasil proses pengolahan data sebagai hasil dari suatu penelitian atau riset terhadap suatu masalah yang bisa dipertanggungjawabkan.

2. Kegunaan Laporan dan Hal Patut Diperhatikan dalam Laporan Perkantoran

a. Dasar penentuan kebijakan dan pengarahan pimpinan.

b. Bahan penyusunan rencana kegiatan berikutnya.

c. Mengetahui perkembangan satuan yang bersangkutan.

Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan perkantoran antara lain sebagai berikut :

a. Harus jelas dan cermat.

b. Mengandung kebenaran dan objektivitas.

c. Lengkap.

d. Tegas dan konsisten.

e. Langsung mengenai sasaran.

f. Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat.

g. Disertai dengan saran saran.

h. Tepat waktu.

3. Jenis Jenis Laporan

a. Laporan Berdasarkan Waktu

1) Laporan berkala, yaitu laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertantu (harian, mingguan,bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan setiap bulanan. 

2) Laporan insidental, yaitu laporan yang dibuat apabila diperlukan. Contoh : laporan karena adanya suatu tindakan kriminal.

b. Laporan Berdasarkan Bentuk

1) Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya antara 1 sampai 4 halaman. Contoh : laporan jumlah siswa yang diterima suatu sekolah.

2) Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan yang disampaikan dalam berbentuk naskah, baik naskah pendek meupun panjang. Contoh : laporan kegiatan kepanitiaan atau nootulen rapat.

3) Laporan berbentuk memo, yaitu laporan yang ditulis menggunakan memo. Umumnya isi laporan pendek, untuk keperluan intern, dan dilakukan antarpejabat atau pemimpin.

c. Laporan Berdasarkan Penyampaian

1) Laporan lisan, yaitu laporan yang disampaikan secara langsung.

2) Laporan tertulis, yaitu laporan yang disampaikan secara tertulis. Contoh : surat, naskah, dan memo.

3) Laporan visual, yaitu laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Contoh : disampaikan melalui media presentasi (powerpoint).

d. Laporan Berdasarkan Sifat

1) Laporan biasa, yaitu laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga jika laporan terbaca orang lain tidak menimbulkan dampak negatif.

2) Laporan penting, yaitu laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.

e. Laporan Berdasarkan Isinya

1) Laporan informatif, yaitu laporan yang isinya hanya berisi informasi saja.

2) laporan rekomendasi, yaitu laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut.

3) Laporan analisis, yaitu laporan yang isinya berupa hasil analisis secara mendalam.

4) Laporan kelayakan, yaitu laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik.

5) laporan pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.

4. Ciri Ciri Laporan Perkantoran yang Baik dan Benar

a. Hanya mengemukakan hal hal pokok yang berhubungan dengan tugasnya secara ringkas sehingga penerima laporan dapat segera mengetahui permasalahannya.

b. Semakin sempurna jika dilengkapi dengan bibliografi atau sumber kepustakaan.

c. Dianggap logis jika keterangan yang dikemukakannya dapat ditelusuri alasan alasannya yang masuk akal.

d. Dianggap sistematik jika keterangan yang tulisnnya disusun dalam satuan satuan yang berurutan dan saling berhubungan.

Pengayaan

 

Menurut Prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosudirjo, secara teknik laporan harus mempunyai kelengkapan berikut.

1. Mempunyai judul.

2. Ada perincian.

3. Mengemukakan masalah pokok yang meliputi tinjauan laporan, tujuana penilaian, tujuan studi, penelaahan, dan sebagainya