Teknologi Perkantoran

 Nama : Rommi Julius Sianturi

Kelas : X OTKP

Absen : 22

1.Perbedaan Arsip dan dokumentasi 

Arsip adalah Kumpulan-Kumpulan dari dokumen-dokumen penting yang disimpan secara sistematis,sedangkan dokumentasi adalah Segala sesuatu benda-benda berharga atau penting yang sifatnya tertulis (berupa tulisan ataupun dalam bentuk digital)

Perbedaan Dokumentasi dan Kearsipan :

Dokumentasi

~  Inilah yang disebut dengan dokumentasi “korporil”, yaitu penyimpanan dan temu kembali benda bukan pustaka. Kegiatan foto memfoto itu baru merupakan salah satu bagian dokumentasi, dan sebagai wahana untuk merekam kejadian yang dapat dijadikan sebagai komunikasi sesama manusia.

Kearsipan

~ arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain.  Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan pangkalan data yang membentuk sistem arsip elektronik, yang terpadu .

2.• Contoh Arsip :

Arsip Tak Berguna contohnya saja seperti surat undangan dan memo.

Arsip Berguna contohnya seperti suatu presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang.

Arsip Penting contohnya seperti sebuah surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji.

 Kearsipan adalah Proses kegiatan mengatur arsip dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan.

Dokumentasi adalah Cara yang dilakukan untuk menyediakan dokumen dengan bukti yang akurat dari pencatatan atau sumber informasi khusus dari karangan / tulisan, buku, dan undang²

contoh dokumen :

-Akta kelahiran.

-Surat nikah.

-Surat perjanjian.

-Surat wasiat.

-Paspor.

-Visa.

-Dokumen perjalanan.

-Rekaman sejarah lisan.

3. GEOGRAPHIC FILING SYSTEM (PENGARSIPAN SECARA SISTEM WILAYAH)

Gambar 1 Geographic Filing System

Pengarsipan Sistem Wilayah adalah penyimpanan berkas/surat/dokumen secara sistematis sehingga pada saat ditemukan kembali dapat dengan mudah dicari karena menggunakan sistematika letak suatu wilayah/tempat/kota.

Sistem pengarsipan secara sistem wilayah dapat disusun berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat.Pengarsipan Sistem Wilayah banyak digunakan di kantor-kantor pemerintahan, perusahaan-perusahaan Jasa Pengiriman Barang, maupun perusahaan yang mempunyai relasi atau customer yang ada di berbagai daerah.Pengarsipan sistem wilayah biasanya dikombinasi dengan sistem lain seperti sistem abjad dan tanggal.

Langkah/Prosedur Penyimpanan Sistem Wilayah :

1. Pertama arsip diperiksa  tanda dan perintah penyimpanannya, lalu ditentukan identitasnya          berdasarkan penerapan nama tempat/wilayah, surat masuk yaitu dari daerah mana surat             sedangkan  surat keluar yaitu untuk ke daerah mana surat tersebut

2. Setelah hal tersebut di atas langkah selanjutnya adalah MENGINDEKS dengan daftar                    klasifikasi yang dibuat terlebih dahulu

3. Surat diberi KODE wilayah berupa urutan nama wilayah dari tingkatan paling rendah. Kode        nya berasal dari daftar klasifikasi yang sudah dibuat terlebih dahulu. Kode tersebut dapat             berupa angka atau abjad disesuaikan dengan kebutuhan.

4. Kemudian arsip dii tempatkan pada tempat penyimpanan berdasarkan kode surat

Berikut adalah contoh soal dari sistem geografis yang digabung dengan sistem abjad dan sistem tanggal.Ada beberapa perusahaan di Kec Periuk yang sering memerlukan surat untuk dokumen proses produksi maupun dalam meminta ijin operasional di daerah tersebut. Juga dokumen yang dibutuhkan pada saat pengiriman barang-barang.

Adapun data-data perusahaan tersebut :

a.       Kelurahan Peruk

          PT Surya Mentari tertanggal 9, 10 Februari 2016 dan  2 Maret 2016 berada di RW 01

          PT Bima Maju tertanggal  7, 8  Januari 2015 dan 29 Februari 2016 serta berada di RW 01

          PT Makmur Sentosa surat pada tanggal 11 Desember 2015, 4 dan 5 Januari 2016 dan                  berada di RW 04

b.       Kelurahan Sangiang Jaya

          PT Damos Indah tertanggal 26 Februari 2016 dan 3, 4 Maret 2016

c.       Kelurahan Gembor

          RW 02 PT Alam Sutera tanggal 19  Januari 2016, hari ini dan 2 hari yang lalu

          RW 02 PT Bima Sakti tanggal 18, 17  Februari 2016

Berikut Daftar Klasifikasi sistem Wilayah di Provinsi Banten