Teknologi Perkantoran

 1.Aplikasi Pengolahan Kata 

Aplikasi Pengolah Kata

1. Pengertian Aplikasi Pengolah Kata

Aplikasi pengolah kata (word processor) adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mengolah kata. Aplikasi pengolah kata merupakan salah satu program yang paling dibutuhkan dan banyak digunakan di berbagai bidang kehidupan, seperti bidang pendidikan, sosial dan ekonomi, keuangan, pemerintahan, kesehatan dan lain-lain.

2. Macam-macam Aplikasi Pengolah Kata

Dewasa ini, ada banyak aplikasi pengolah kata yang dibuat oleh produsen perangkat lunak. Sebagian aplikasi pengolah kata merupakan perangkat lunak berbayar ( contoh: Microsoft Office Word), sebagian lagi merupakan perangkat lunak yang dapat Anda gunakan secara bebas (gratis) (contoh : Open office Org. Writer).

Beberapa pengolah kata yang terkenal adalah OpenOffice.org Writer, Notepad, Wordpad, dan Microsoft Office Word.

3.  Mengenal Aplikasi Pengolah Kata Microsoft Office Word

Microsoft Office Word merupakan salah satu program pengolah kata buatan Microsoft dan dapat dijalankan di Sistem Operasi Windows yang sampai saat ini masih banyak dipilih oleh para pengguna komputer, seperti untuk membuat berbagai bentuk artikel, karya tulis, dan surat menyurat. Berbeda dengan Open Office Org Writer yang dapat berjalan di Sistem Operasi Windows dan Linux.

4.  Mengenal Bagian-bagian Microsoft Office Word 2003

Sebelum lebih jauh menggunakan Microsoft Office Word 2003, Anda perlu mempelajari terlebih dahulu bagian-bagian yang terdapat pada tampilan lembar kerja Microsoft Office Word 2003 beserta fungsinya masing-masing. Dengan begitu, Anda akan memahami gambaran dasar dan letak sebuah tool pada jendela Microsoft Office Word 2003. Secara umum, setiap lembar kerja Microsoft Office Word 2003 terdiri atas Title Bar, Control Window, Menu Bar, Toolbar Standard, Toolbar Formatting, Horizontal dan Vertical Ruler, Scroll Bar, Toolbar Drawing, dan Status Bar.

5.  Memulai Aplikasi Microsoft Office Word 2003

Berikut ini adalah 3 macam cara untuk memulai Microsoft Office Word 2003:

a.   Melalui Start Menu:

1)    Klik Start

2)    Klik All Program

3)    Klik Microsoft Office

4)    Klik Microsoft Office Word 2003

b.   Melalui Desktop (Membuat Short Cut):

1)    Klik Start

2)    Klik All Program

3)    Klik Microsoft Office

4)    Klik Kanan Microsoft Office Word 2003

5)    Klik Send To

6)    Klik Desktop (Create shortcut)

7)    Klik Kanan Ikon Microsoft Office Word 2003 kemudian klik Open. 

c. Melalui Taskbar (Quick launch)

1)    Klik kanan Taskbar

2)    Hilangkan tanda cek ( √ ) pada tulisan Lock the Taskbar

3)    Drag Icon Microsoft Office Word 2003 yang ada di Desktop

4)    Klik Ikon Microsoft Office Word 2003 di Quick Launch. 

6. Mengenal menu dan ikon pada Microsoft Office Word. 

Microsoft Word bekerja dengan menggunakan menu. Menu pada Word dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu menu pull-down dan menu toolbar.

a.  Menu Pull-down

Merupakan menu yang terletak di bagian atas layar, atau biasa disebut Menu bar                atau Menu saja. Yang termasuk menu pull-down adalah File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table,Window, dan Help.

b.  Menu Toolbar

Merupakan sekumpulan perintah yang terletak di bawah menu pull-down, yang terdiri dari sekumpulan ikon-ikon, biasanya disebut Toolbar saja. Yang termasuk dalam menu ini dan biasanya ditampilkan dalam program antara lain ToolbarStandard, Toolbar Formatting, Toolbar Drawing.

2.Aplikasi Pengolahan Angka 

Aplikasi pengolah angka dalam bahasa inggris disebut Spreadsheet

Program aplikasi pengolah angka dikenal dengan istilah program microsoft Excel.

Menurut I Wayan Warmada, program pengolah angka/ Spreadsheet adalah suatu tabel nilai-nilai yang disusun dalam baris dan kolom. Setiap nilai dapat memiliki suatu hubungan yang telah terdefinisi dengan nilaia yang lainnya. jika salah satu nilai diubah, nilai yang lain juga perlu diubah. program pengolah angka program pengolah angka/ spreadsheet yang memungkinkan kita untuk membuat lembar kerja secara elektronik. setiap nilai menempati suatu sel sehungga kita dapat mendefiniskian tipe data dan hubungannya dengan sel lain.

Dapat disimpulkan bahwa program aplikasi pengolah angka merupakan sebuah program aplikasi yang berbentuk kolom dan baris dalam bentuk tabel yang dapat membantu dalam menghitung, menganalisis dan membuat grafik dalam penyelesaian data tertentu yang berkaitan dengan angka.

Jenis-jenis Program Pengolah Angka/ Spreadsheet

1. Lotus 1-2-3. Aplikasi ini dapat diopersikan pada sistem operasi windows, yang berhasil dirilis oleh IBM.

2. Kspread. Aplikasi ini dalam tahap perkembangan, namun standar spreadsheet sudah bisa digunakan dalam pengoperasian fungsi matematika dan statistik. Kspread merupakan aplikasi bersifat open source dan multiplatform.

3. Star Office Calc, Aplikasi ini dikembangkan oleh Sun Microsystem yang bersifat multiplatform. yang memiliki kelebihan dalam mengklasifikasi data di lembar kerja atau menggunakan grafik dan mengonversi data dengan aplikasi pengolah angka lainnya.

4. Abacus, Awalnya aplikasi ini dikembangkan oleh mahasiswa di universitas IST Portugal, dibawah bimbingan Prof. Arlindo Oliveira. Aplikasi ini hanya membutuhkan memori kecil serta tampilannya sangat mudah digunakan.

5. Gnumeric, Aplikasi yang memiliki tampilan GUI yang User Friendly yang dilengkapi dengan menu-menu dan tombol-tombol toolbar. Aplikasi ini bersifat open source dan multiplatform.

6. WingZ, Aplikas ini untuk pengguna terbatas bersifat non komersil (tidak untuk dijual kembali). Aplikasi ini bersifat open source dan multiplatform.

7. XESS, Aplikas ini di buat oleh AIS (Applied Information system) yang dapat dijalankan oleh sistem UNIX, Linux, Open VMS dan Windows.

8. Microsoft Excel, Aplikasi yang dikeluarkan oleh Microsoft Corporation memiliki fitur yang bisa diintegrasikan dengan aplikasi microsoft office lainnya. Aplikasi ini selalu berkembang dan mengeluarkan versi terbaru dilengkapi dengan fungsi-fungsi kompleks, hingga saat ini.

Fungsi paket program pengolah angka

• Mempermuda dalam membuat tabel data.

• Mempermuda dalam mengelola hitungan dengan rumus otomatis.

• Membuat grafik.

• Perhitungan rumus statistik.

• Membantu menyelesaikan pekerjaan seperti: Laporan keuangan, penjualan, daftar gaji atau akuntansi dan perpajakan, serta berbagai laporan lainnya.

Aplikasi pengolah angka kelebihan dan kekurangan

Kelebihan

• Memudahkan dalam penggunaan, karena di lengkapi oleh menu dan tombol fungsi perhitungan yang tersedia.

• Fitur perhitungan yang lengkap.

• Dilengkapi 100 lebih fungsi perhitungan.

• Dalam satu file mampu memuat lembar kerja yang cukup banyak.

Kekurangan 

• Akses fungsi tertentu terbatas, seperti fungsi Statistik

• Aplikasi akan berat, apabila penggunaan dalam satu file menggunakan banyak lembar pekerjaan dan penggunaan fungsi rumus.

3.Aplikasi Presentasi 

Aplikasi presentasi 

Salah satu aplikasi presentasi yang paling banyak di gunakan adalah microsoft powerpoint,Tetapi ada beberapa aplikasi selain microsoft powerpoint untuk di gunakan presentasi 

1.Prezi 》 Aplikasi presentasi dengan keunggulan dalam membuat presentasi nonlinear.Presentasi nonlinear berarti kamu dapat menggunakan fitur zoom in dan zoom out pada bagian tertentu.Prezi menerapkan sistem penyimpanan cloud dalam software-nya sehingga mudah digunakan kapan saja.prezi dilengkapi dengan berbagai template dan efek yang menarim untuk presentasi kamu. 

2.Visme》 Visme membuat banyak bentuk desain grafik seperti infografik,laporan,flyer bahkan GIF,selain itu visme juga bisa menambahkan audio dan video. 

3.Canva》 merupakan platform desain online yang menyediakan begitu banyak pilihan template untuk berbagai keperluan.Canva membagi beberapa kategori template sesuai jenisnya,seperti template simple,business dan modern.pilihan template yang disediakan canva juga sangat unik dan khas 

4.Google Slide》 Dengan jumlah penggunanya yang mencapai lebih dari satu miliar orang,tidak heran google juga menciptakan platform presentasi.Google slide memang tidak memiliki template presentasi sebanyak aplikasi presentasi yang lainnya.Tetapi,Google slide memberi kemudahan bagi penggunanya untuk membuat presentasi kapan saja dan dimana saja. 

5.Venngage 》 Venngage memiliki kesamaan dengan Canva.Venngage dapat digunakan untuk membuat berbagai macam desain,mulai presentasi sertifikat,infografik,logo,hingga e-book.ada banyak template yang bisa di gunakan dari venngage,semuanya juga modern dan menarik untuk mempercantik presentasi. 

6.Beautiful.ai 》 platform khusus yang digunakan untuk presentasi,jika ingin membuat presentasi simple,beautiful.ai adalah pilihan-nya. 

7.Slidebean 》 Aplikasi ini sangat cocok digunakan jika kamu tidak memiliki banyak waktu untuk membuat presentasi.kamu hanya perlu memasukan konten yang ingin kamu jadikan presentasi.Slidebean memiliki sedikit pilihan template,template tersebut menarik dan modern karena di fokuskan bagi entrepreneur dan startup. 

8.Libre office 》 Aplikasi ini memiliki tampilan yang mirip microsoft powerpoint  sehingga mudah digunakan,Salah satu keunggulan libre office adalah aplikasi ini sering melakukan update fitur yang lebih menarik. 

9.SlideDog》 Aplikasi ini mampu menggabungkan beberapa format presentasi seperti Powerpoint,Prezi,PDF,Excel,Maupun Word.Dengan keunggulan ini,slidedog mendukung kamu yang ingin melakulan presentasi dengan berbagai jenis sumber presentasi,selain itu slidedog juga dilengkapi dengan fitur interaktif yaitu live chat dan audience feedback. 

10.Keynote 》 Merupakan aplikasi presentasi unggulan apple,keynote memberikan berbagai kemudahan bagi penggunanya untuk menciptakan presentasi yang menarik dan unik.Aplikasi ini menyediakan 30 template presentasi dengan tampilan menarik dan profesional,ada juga berbagai pilihan grafik,foto,objek dan transisi.

4.Aplikasi Pengolahan Bahan Cetak 

Aplikasi pengolah bahan cetak (publisher)

A.   Sejarah Microsoft Office Publisher

Sejarah Microsoft publisher berawal dari tahun 1991. Jika dibandingkan dengan keluarga Microsoft office lainnya, Microsoft publisher yang temuda. Kala itu Microsoft publisher masih memiliki banyak kekurangan. Keterbatasan itu menyebabkan dekstop publishing Microsoft ini sedikit tertinggal dibanding kompetitornya.Dengan kondisi seperti itu, Microsoft tentu tidak berdiam diri mereka pun segera memperbaiki publisher. Hasilnya, Microsoft publisher memiliki segudang kemampuan yang tak ada digenerasi sebelumnya. Bahkan Microsoft  publisher 2007 telah mampu untuk menghasilkan output file PDF berkualitas dengan kemampuan embedded font (Anonimd, 2011).

B.   Pengertian Microsoft Publisher

Pengertian Microsoft Publisher adalah salah satu program aplikasi microsoft office yang digunakan untuk kegiatan desktop publishing. Hasil dari Desktop Publishing contohnya koran, katalog, brosur, majalah, kartu ucapan, poster, mading, kalender dan lain lain.

Kita memang bisa membuat majalah menggunakan ms word, dan kita juga bisa membuat kartu ucapan dengan menggunakan microsoft powerpoint. Tapi fitur yang ditawarkan tidaklah lengkap karena memang aplikasi tadi tidak dikhususkan untuk dekstop publishing. Berbeda dengan Microsoft Publisher yang dari namanya saja sudah jelas, publisher(penerbit). Aplikasi ini memang dikhususkan untuk kegiatan desktop publishing.

Kelebihan utama Microsoft publisher yaitu pengoprasiannya yang sangat mudah dan harganya yang relatif murah. Kelebihan inilah yang membuat bisnis-bisnis kelas menegah bawah mau melirik Microsoft publisher. Mereka yang tidak memiliki tenaga ahli dalam desain dapat memanfaatkan Microsoft publisher untuk menciptakan materi pemasaran seperti iklan, brosur, kartu nama, spanduk, sertifikat, amplop, kartu pos, katalog, kop surat, hingga kartu ucapan hanya dengan beberapa klik saja (Anonimd, 2011).

Berdasarkan Anonime (2012), berikut nama-nama template-template Microsoft publisher :

1.    Advertisement

2.    Award Certificate

3.    Banners

4.    Brochures

5.    Bussinesss Cards

6.    Business Forms

7.    Calendars

8.    Catalogs

9.    E-mail

10.  Envelopes

11.  Flyers

12.  Gift Certificate

13.  Greeting Cards

14.  Import Words Documents

15.  Invitation Cards

16.  Label

17.  Letterhead

18.  Menus

19.  Newslatters

20.  Paper Folding Project

21.  Postcards

22.  Program

23.  Quick Publications

24.  Resumes

25.  Signs

26.  Web sites

27.  With Compliment Cards

C.   Bagian-bagian Microsoft Publisher

Menurut Oscar (2007), menjelaskan bahwa bagian-bagian yang terdapat di dalam interface program MS Publisher yaitu :

1.    Office Button

Tombol Office digunakan untuk menampilkan menu-menu atau perintah yang berhubungan dengan dokumen, seperti: membuat dokumen baru, membuka dokumen, menyimpan dokumen, mencetak dokumen dan lain-lain.

2.    Quick Acess Toolbar

Quick Acess Toolbar merupakan bagian yang berisi icon-icon yang digunnakan untuk mempercepat akses sebuah perintah.

3.    Tab Menu

Bagian yang menunjukkan menu-menu yang berhubungan dengan perintah untuk mengolah dokumen.

4.    Title Bar

Bagian yang menunujukkan nama dari sebuah dokumen. Terdapat pada bagian teratas jendela Microsoft Publisher.

5.    Ribbon

Bagian yang berisi perintah-perintah dari sebuah menu. Setiap ribbon yang muncul berbeda-beda tergantung dari menu yang dipilih.

6.    Format Publication

Bagian yang menampilkan beberapa pilihan pemformatan publisher, baik itu Page Option, Color Scheme, Font Scheme dan lain-lain.