Kearsipan-31-Maret-2021

 surat masuk adalah surat surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi

penanganan surat masuk :

-tu/staff/sekretaris/admin menerima surat dari security

-penyortiran surat

-surat diagendakan oleh sekretaris/tu/staf/admin

-pendistribusian surat

contoh pendistribusian surat yaitu :

a. langung ke pimpinan

b. ke orang yang dituju

c. ke unit yang dituju

surat keluar adalah surat surat yang dikeluarkan atau dibuat suatu organisasi atau perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok

penanganan surat keluar 

-pimpinan mengintruksikan kepada bawahannya untuk membuat atau membalas surat. hal ini disebut disposisi

-pembuatan konsep

pengonsepan surat dapat dilakukan oleh

•atasan / pimpinan

•orang yang ditunjuk (konseptor)

•sekretaris

 

-pimpinan mengoreksi surat

-pengetikan surat

-penandatangan surat

-pemberian nomor

-pengagendaan surat

-pengiriman surat

Pengurusan surat masuk dan keluar dengan sistem agenda

Mengagendakan surat masuk

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk ke dalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut sebagai Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Petugas yang mengagendakan surat dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.

Fungsi buku agenda, meliputi:

1.    Sebagai alat bukti keluar masuknya surat

2.    Untuk mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun waktu tertentu.

3.    Untuk mengetahui penomoran surat keluar.

4.    Untuk membantu dalam melakukan pencarian surat.